Komunikasi Kantor dan penerapan

komunikasi kantor

Komunikasi kantor

Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi.

Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain.

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.  Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Unsur-unsur yang terdapat dalam komunikasia dalah:

1. Komunikator    : orang yang menyampaikan pesan
2. Pesan                 : ide atau informasi yang disampaikan
3. Media                : sarana komunikasi
4. Komunikan       : audience, pihak yang menerima pesan
5. UmpanBalik   : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan, ada yang menerima atau mendengarkan pesan, ada pesan itu sendiri, ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan.  Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersamat erhadap ide atau pesan yang disampaikan.

Proses komunikasi
Proses komunikasi yaitu sumber, pengirim pesan, pesan, media, penerima pesan, dan hasil. Proses komunikasi dapat dijelaskan sebagai berikut;

1.      1. Sumber: sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Dalam proses kerjasama keorganisasian, mungkin seorang manajer, seorang atau sekelompok orang karyawan yang menjadi sumber informasi

2.      2. Perubahan berita dalam sandi/ kode: langkah ini yang mengubah berita ke berbagai symbol yang mamp memindahkan pengertian, seperti percakapan, tulisan, gerakan ataupun kegiatan.
z  3. Pengiriman berita: pesan-pesan dapat berupa pengetahuan, ujicoba, perasaan, sikap, atau emosi. Komunikator haru smembuat kode untuk menerjemahkan ide-ide, pemikiran-pemikiran menjadi pesan ke dalam rangkaian tanda-tanda sistematis dan dapat dimengerti orang lain.

4.      4. Pesan merupakan hasil dari penyandian. Maksud dari komunikator dinyatakan dalam bentuk pesan, baik dalam bentukl isan, tulisan dan eksperesi wajah serta gerak yang akan ditransmisi.

5.      5. Pengertian atau penerjemahan kembali berita. Yaitu menyangkut pengertian symbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang kebudayaan, pendidikan, lingkungan, dan gangguan sekitarnya.

6.      6. Reaksi (feedback) dari penerima atau pesan yang diterima. Hal ini dapat dilihat dari proses umpan balik proses komunikasi berlangsung secara dua arah. Umpan balik yang diterima oleh komunikator dapat dijadikan sebagi tolak ukur dalam menentukan pakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan sesuai dengan yang diinginkan atau apakah pengertian pesan yang diinterprestasikan oleh komunikan sesuai dengan meaning pesan yang dimaksudkan oleh komunikator.

Kantor adalah orang-orang, ini yang dikatakan olehG.R.Terry dalam bukunya Office Organitation and Motivation. Pernyataan ini mengandung suatu pengertiaan, bahwa merupakan suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang adad alam kantor.

Jadi perlu diperhatikan bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam gedung itu. Tempat itu dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih populer “tata usaha”.Jadi, suatu tempat dimana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut kantor.

Dapat pula dikatakan, kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaana dministrasi atau pekerjaan tata usaha.

Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. 

Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

1. Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yaitu fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungantatausaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah.

Etika Komunikasi Kantor

Etika Komunikasi Kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika erarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkahl aku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tatausaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun ertulis. Secara lisan, dapat terjadi secaral angsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnyadengan menggunakan surat.

Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawailainnya.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai .oleh karena itu,setiap pegawai kantor dalam menjalankan tatahubungan kantor harus mempunyai:

1. Kesusilaan,danataubudipekerti yang baik
2. Kesopanandalamsegalasegikehidupandantindakannya.\\
3. Etikamenjadiataupedomanbagipegawaidalamberhubunganataudalamberkomunik

Arti Pentingnya Komunikasi Dalam Suatu Kantor

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketata usahaan. seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. pengurusan innformasi atau information handling yakn imenyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.