Contoh Notulen Rapat

Notulen Rapat

Pernah mendengar istilah notulen? Istilah ini pastinya sering didengar jika anda tergabung pada sebuah organisasi baik organisasi masyarakat ataupun sebuah perusahaan. Tak banyak yang mengetahui definisi dari notulen itu sendiri. Tapi hal ini memang tidaklah terlalu penting dibahas tapi patut diketahui.

Notulen  didefinisikan sebagai sebuah naskah dinas yang memuat catatan mengenai jalannya sidang ataupun rapat dimulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah hingga pengambilan keputusan, peraturan dan diakhiri dengan penutupan

Susunan Notulen Rapat

Susunan dari notulen sendiri terdiri atas hal-hal berikut:

Kepala notulen

Kepala notulen terdiri dari notulen. Keterangan tentang notulen rapat ataupun sidang terdiri dari:

1. Nama sidang atau rapat. Bisa dianggap ini adalah judul sidang atau rapat yang dilakukan
2. Hari dan Tanggal rapat atau sidang diadakan
3. Jam sidang atau rapat diadakan
4. Tempat sidang atau rapat diadakan
5. Acara sidang atau rapat yang dimaksud
6. Pimpinan Sidang atau pimpinan rapat
7. Ketua/Wakil Ketua sidang atau rapat
8. Sekretaris sidang atau rapat yang biasanya telah ditunjuk sebelumnya
9. Pencatat alias notulen dari sidang atau rapat tersebut
10. Peserta yang hadir pada sidang atau rapat yang dibuatkan notulensinya.

Isi Notulen

Isi dari notulensi sendiri terdiri dari susunan berikut:

1. Kata pembukaan.
   Biasanya kata pembukaan ini merupakan pembukaan yang diberikan oleh pemimpin sidang sebagai pembuka dan sekaligus pemberian gambaran sidang atau rapat yang diadakan
2. Pembahasan
   Biasanya merupakan bahasan dari permasalahan yang diangkat di sidang atau rapat yang dimaksud.
3. Pembacaan Keputusan.
   Dari hasil rapat akan muncul keputusan atau ketetapan atas permasalahan yang diangkat di acara sidang atau rapat. Keputusan-keputusan yang disebutkan tersebut yang dicatat pada bagian ini.
4. Jam Penutupan.
   Bagian jam penutupan ini mencatat jam penutupan yang dibawakan oleh pemimpin sidang atau pemimpin rapat. Biasanya juga merupakan jam berakhirnya rapat.

Bagian Akhir Notulen

Bagian akhir notulen ini merupakan bagian akhir dari isi notulensi. Biasanya bagian akhir notulensi ini terdiri dari keterangan mengenai pimpinan sidang:

1. Nama jabatan pemimpin sidang atau rapat
2. Tanda tangan pemimpin sidang atau rapat
3. Nama pejabat, pangkat dan NIP pemimpin sidang atau rapat

Penandatanganan

Berikut adalah aturan penandatanganan dan pencetakan ataupun pencatatan notulensi.

1. Notulensi yang ditandatangani oleh seorang pejabat di lingkungan sekretaris daerat dibuat di atas kertas dengan ukuran folio dan menggunakan kop naskah dinas sekretaris daerah
2. Notulensi yang ditandatangani oleh seorang pejabat di lingkungan sebuah organisasi dibuat di atas kertas berukuran folio dengan mempergunakan kop naskah dinas organisasi yang bersangkutan.
3. Notulensi ditandatangani oleh beberapa pihak yakni:
1. Ketua/wakil ketua
2. Sekretaris
3. Pencatat alias notulen yang ditunjuk

Contoh Notulen Rapat Perusahaan

Contoh berikut merupakan contoh notulen di pemerintahan.

NOTULEN RAPAT

PROYEK WWTP PDAM Bandung

Hari/Tanggal: Jumat, 6 Januari 2012

Waktu: 13.00-15.00 WIB

Tempat: Kumala Basecamp

Peserta rapat:

• Heri Sutrisno
• Reyna Maharani
• Ricky Jayadi
• Nagara Abdi
• Imelda Jayanegara

Agenda:

• Pembahasan mengenai surat teguran dari pihak PDAM Bandung
• Pembahasan mengenai kelanjutan masalah instalasi mesin WWTP di PDAM Bandung
• Mekanisme perbaikan kinerja tim WWTP di PDAM Bandung yang dianggap lambat

Catatan Rapat:

1. Terkait dengan surat teguran dari pihak PDAM Bandung yang mengeluhkan jadwal proyek WWTP di PDAM Bandung. Kinerja dianggap  lamban karena proyek tidak berjalan sebagaimana penjadwalan yang diberikan di awal proyek disetujui. Hingga saat ini proyek instalasi masih berlanjut dan baru mencapai 75% sementara di surat perjanjian semestinya selesai pekan ini.
2. Mengenai masalah instalasi mesin WWTP di PDAM Bandung akan diusahakan selesai segera. Kendala terletak pada keterlambatan barang datang ke PDAM Bandung sehingga tim proyek WWTP di PDAM Bandung tidak dapat bekerja dikarenakan menunggu kedatangan barang. Hal ini sudah disampaikan kepada pihak PDAM Bandung.
3. Mengenai mekanisme perbaikan kinerja tim WWTP di PDAM Bandung akan ditambah personil untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan sehingga diharapkan dapat tetap selesai tepat waktu. Dan jika terlambat, maksimal selesai 2 pekan terhitung sejak rapat ini dilakukan.

Bandung, 6 Januari 2012

Mengetahui,

         Notulis                                                                                                       Manajer Proyek